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Der Begriff Archiv stammt aus der Behördensprache und bezeichnet die Tatsache, dass etwaige Formulare und Korrespondenzen sowie eventuell auch Gegenstände archiviert werden. In der heutigen computergesteuerten Zeit kommt im Grunde der Begriff elektronische Archivierung noch hinzu – hier werden die entsprechenden Dokumente und Daten auf sogenannten Datenträgern festgehalten.Nun ist es natürlich nicht nur einfach so, dass man gewisse Unterlagen aufzuheben hat, sondern es werden Vorgaben dazu gemacht, wie diese Unterlagen aufzubewahren sind bzw. wie lange man diese aufzubewahren hat.Beispielsweise haben Behörden bestimmte Fristen einzuhalten, was die Archivierung ihrer Dokumente angeht – so müssen steuerliche Unterlagen einen gewissen Zeitraum aufgehoben werden, ebenso sozialversicherungstechnische Unterlagen und so weiter.

Jeder Arbeitgeber hat eine gewisse Zeit die Unterlagen aufzuheben, Korrespondenzen müssen etwaige Monate im Archiv verbleiben und vieles mehr.Aber warum?Die Begründung liegt einfach in der Nachweiskraft. Bestimmte Vorgänge, Korrespondenzen oder Steuereinreichungen müssen im Nachhinein auffindbar sein, so dass man im Streifalle jederzeit auf diese Unterlagen zugreifen kann.Auch unterliegt einem Unternehmen, die Geschäftskorrespondenz über ein paar Jahre hinweg aufzubewahren. Man kann sich dies gut vorstellen, wenn man einfach mal daran denkt, dass die Steuerfahndung Geschäftsunterlagen bis ins kleinste Detail durchschaut. In diesen Fällen dürfen natürlich keine Unterlagen fehlen, so dass es zum Gesetz wurde, Geschäftsunterlagen im Archiv eine gewisse Zeitlang aufzubewahren.Auch Rechtsanwälte sind dazu verpflichtet, ihre Akten über Jahre hinweg aufzubewahren, so dass es natürlich von Nöten ist, ein übersichtliches und durchschaubares Archiv zu schaffen.

Hier reicht es auch nicht aus, die Daten auf dem PC oder einer externen Festplatte zu speichern und so zu archivieren. Die Akten müssen in Schriftform vorliegen und entsprechend abgelegt und archiviert werden.Teils eine sehr nervenaufreibende Arbeit, aber dennoch sehr wichtig. Nicht nur für Rechtsanwälte, sondern im Grunde für jedermann, der irgendwie geschäftlich tätig ist und nach gewisser Zeit Verläufe nachweisen muss oder Ähnliches. Im Internet kann man die Aufbewahrungsfristen sehr gut nachlesen.